會是指多人相聚，議是指協商事宜，會議其實就是把人們召集在一起討論事情、解決問題的一種社會活動方式。
現代社會，會議已經成為人們開展政務、經濟、文化以及其他社會活動的一種重要的社會交流手段。本書講述的會議是指企業有組織、有目的地召集工作人員商議事情、溝通信息、表達意愿、部署工作、聯絡感情的集會。
二、會議組成的基本要素
任何會議都由一定的要素構成，缺少某些必要的要素，會議就無法召開。在會議承辦之前，首先應該明確一個完整的會議應包括哪些基本要素，便于有針對性地開展工作，從而有效地提高會議的效率。會議組成的基本要素如下：
（一）會議的名稱
任何會議都應有一個名稱，會議的名稱一般由會議舉辦單位和會議主題構成。例如“××有限公司××年人事調動會議”。
（二）會議的時間
會議的時間應該包含兩方面內容：
1．會議的具體時間
內容要求明確到具體的年、月、日、小時和分鐘，如“于20××年×月×日上午8：00召開××會議”。
2．會期
會期指會議全過程預期延續的時間。這必須向與會者明確，以便于參會人提前做好相關的用品準備和工作安排。例如“20××年×月×日—×日，共×天會議”。
會議的時間是保證會議成功的重要因素，一旦會議時間選擇不當，就可能使籌備會議的各種努力付諸東流。
（三）會議的地點
會議的地點合適與否是保證會議順利進行的要素之一，安靜、舒適、優雅的會議環境與良好的會議設施有助于提高會議的效率和質量。會議地點的選擇雖然沒有鐵定的規則可循，但在選擇會議地點時首先要考慮會議的目的、主題和內容。
（四）會議組織者
會議組織者通常是發起會議、召集會議、提供會議服務的人，既可以是單位，也可以是個人。
（五）與會人員
參加會議的人員大致可分為出席人員、主持人員、秘書人員、服務人員四類。較大規模的正規會議，一般都有正式出席人員、列席人員、會議主席團及會議執行主席、會議秘書處及秘書長、會議服務人員等。
（六）會議的議題和議程
會議的議題，即會議要集中討論、解決的問題，它是構成會議的一個很重要的因素。每個會議都必須有明確的指導思想、具體的任務和要達到的目的。所以，無論開什么會議，都要先確定議題，否則會議內容、會議文件、與會人員等都無從確定和落實。
會議的議程，即會議的程序表。會議一定要有完善合理的安排，并且嚴格按照議程來進行。編排會議議程應遵循以下兩個原則：
一是按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序，即緊要的事項應安排在議程的前端處理，不緊要的事項安排在議程的后端處理。
二是預估和標示處理每個議案所需要的時間，在會議議程中明示幾點幾分到幾點幾分探討某一議案，這樣會務人員可以更好地把握發言人進場和發言的時間，從而節省與會者的時間。
（七）會議的成果
會議是以解決問題為目的的社會活動，因此會議一定要盡可能達到預期的效果，所有的會務工作都必須圍繞會議的效果展開，幫助會議達成目標。
會議的成果包括會議最終形成的決議或決定、與會者達成的共識、會議的選舉結果等。會議的成果能反映出會議的效率、會議主持人的水平、與會者的參與程度等多方面的情況。
三、會議的類型
從不同的角度來看，會議可以分為不同的類型，每類會議都有其各自的特點和辦公要求。了解和掌握會議的類型，才能更好地認識和組織會議，在更大程度上發揮會議的作用。
（一）按會議性質分類
根據不同的性質，會議可分為：
（1）法定性或制度規定性會議。如黨代會、人代會、職代會、婦代會、股東大會等。
（2）決策性會議。如常委會、黨組會、理事會、行政會、董事會等。
（3）工作性會議。如動員大會、工作布置會、經驗交流會、現場辦公會、總結會、聯席會、座談會、協調會、務虛會等。
（4）專業性會議。如研討會、論壇聽證會、答辯會、專題會、鑒定會等。
（5）告知性會議。如表彰會、紀念會、慶祝會、請功會、命名會等。
（6）商務性會議。如招商會、訂貨會、貿易洽談會、觀摩會、產品推介會、促銷會等。
（7）聯誼性會議。如接見、會見、茶話會、團拜會、懇談會、宴會等。
（8）信息性會議。如新聞發布會、記者招待會、報告會、咨詢會等。
（二）按舉辦單位分類
根據舉辦單位的性質不同，會議可分為：
1．公司類會議
公司類會議通常以管理、協調和技術等為主題，具體可分為經理例會、部門員工例會、銷售會議、經銷商會議、技術會議、公司年會、新產品發布會以及股東會和董事會等。
2．協會類會議
協會可以劃分為行業協會、專業和科學協會、教育協會和技術協會等類型，按規模大小，有地區性組織協會、省市級協會、全國性協會、國際性協會等。由協會牽頭主辦的會議稱為協會類會議。
3．機關、事業單位及其他組織的會議
如各級人民代表大會、政治協商會議，各級黨、政、軍機關舉辦的會議，以及工、青、婦等人民團體組織的會議等。
（三）按會議規模分類
按規模分是指按照參加會議的人數來分，一般可分為：小型會議、中型會議、大型會議、特大型會議。
（1）小型會議。出席人數為100人以下。
（2）中型會議。出席人數為100～1000人。
（3）大型會議。出席人數為1000～10000人。
（4）特大型會議。出席人數為10000人以上，例如大型節日聚會、慶祝大會等。
當然，以上標準也是相對而言的，如果對一個只有300人的小型社會組織來說，開一個全體員工的會議也算是大型會議。
（四）按會議周期分類
按周期來分，會議可分為定期會議和不定期會議。定期會議是指有固定周期、定時召開的會議；不定期會議則是根據需要隨時召開的會議。
（五）按會議手段分類
1．傳統型會議
傳統型會議一般是指參會人員坐在同一個會場中，按照既定程序開會的傳統方式。
2．現代化會議
現代化會議指充分利用現代化通信網絡和高科技手段來召開的電子會議，如電話會議、視頻會議、衛星會議等。
新型的會議形式，突破了空間距離給與會者帶來的奔波和麻煩，使身處異地的人們也能照常舉行會議，大大地節省了會議花費的時間和場地租用成本。但是，現代化會議的配套設備成本不低，同時還需要與會者有較高的文化素質才能操控會議設備，所以暫時未能得到很好的推廣和普及。
四、會議的作用
會議的作用主要可概括為以下四個方面：
（一）集思廣益
通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，擦出火花，從而產生一些富有創意、切實可行的“金點子”，并通過會議進行決策，是實現決策科學化、民主化的有效手段。
（二）信息交流
任何會議都是某種信息的輸入、傳遞、輸出的過程。通過會議可以上傳下達，聯絡左右，互通情況，交流經驗，發揮信息溝通的作用。較之其他溝通形式，會議溝通具有直接、快速和形象的優勢。
（三）加強領導
通過會議，可以傳達上級的政策和指令，可以部署本組織的中心工作和重大行動，可以責成所屬單位統一行動步調，可以解決工作中存在的某些問題。因此，會議能起到行政手段的作用。
（四）協調矛盾
運用座談、對話、協商等會議形式，往往能收到事半功倍的協調效果。
五、會議的工作流程
會議的工作流程一般包括會前籌備、會中服務、會后收尾三個階段。
（一）會前籌備
會前籌備一般包括確定會議名稱、確定會議時間和地點、擬訂會議的議題、擬訂會議議程和日程、確定與會人員名單、制訂會議方案、制發會議通知、安排會議食宿、準備會議資料與用具、會議經費預算、會場布置及會場布局、檢查設備等工作。
（二）會中服務
會中服務一般包括接站、報到與簽到、會議記錄、收集會議信息、對外宣傳、接待新聞媒體、編制會議簡報、會議值班、茶水服務、會議保密、醫療衛生服務、拍照錄像服務等工作。
（三）會后收尾
會后收尾一般包括安排車輛、引導與會人員離開會場、清理會場、清退文件、整理會議室、歸還會場用品、撰寫會議紀要、會議評估、整理會議文件、會議經費結算、會議反饋、會議總結等工作。
