（一）撰寫會議紀要
會議紀要是公司的重要文件，主要用來備忘已研究決定的事項，例會結(jié)束后，為了把主要的會議內(nèi)容和決定上報或傳達到員工，秘書往往需要撰寫會議紀要。但不是每一次的例會都需要寫，這得看會議主持人的要求。秘書應(yīng)根據(jù)會議的內(nèi)容在限定時間內(nèi)完成紀要和決議的整理工作。
會議紀要應(yīng)在一天內(nèi)整理完畢，發(fā)布前行政部應(yīng)填寫會議紀要發(fā)布審批單（見表1-8），審批單內(nèi)容包括紀要編號、發(fā)布范圍、主管領(lǐng)導（或主持會議的領(lǐng)導）審批意見。行政部要將會議紀要發(fā)至參加會議的全體人員，以便對照核查會議決議的落實情況。由與會的公司領(lǐng)導班子成員簽字確認。核閱后復印分發(fā)出席人每人一份，并以出席者簽字為據(jù)。
（二）會議文件的保管
經(jīng)理例會是企業(yè)、公司內(nèi)部的重要會議組織形式之一，是公司中層領(lǐng)導們研究經(jīng)營管理中重大事項的會議，也是公司決策層召開的會議。因此，會議過程中形成的會議記錄，還有會議后整理發(fā)文的會議紀要，都反映了本公司的主要職能活動，對日后工作有參考作用和憑證價值，所以秘書要整理好，以備日后的歸檔管理。
（三）檢查、督促例會決定的貫徹情況
例會做出的決定和安排的工作任務(wù)，不一定完全能按要求完成，因此，會議結(jié)束后，秘書要根據(jù)例會對工作任務(wù)的時間要求去檢查和督促相關(guān)部門的工作。對會議決議實施情況進行調(diào)查，如完成
會議紀要表（見表1-9）的填寫，及時向總經(jīng)理報告。
（四）清理會議室，為下一次會議做好準備
每次會議結(jié)束之后，秘書要立即安排相關(guān)人員清理會議室，不要拖延。否則煙灰缸里的煙頭會在會議室散發(fā)出煙味，形成污濁的空氣。還有茶杯里的剩余茶水會結(jié)成茶垢，使茶杯不易清洗干凈。相關(guān)范例樣本
一、經(jīng)理例會通知范例
（一）中小型公司經(jīng)理例會通知范文
1．便函式
會議通知
致：各部門經(jīng)理
發(fā)自：總經(jīng)理秘書劉麗
日期：2020年7月15日
主題：部門經(jīng)理的圓桌會議通知
2020年7月25日上午11：00，在燕都賓館會議室舉行全體部門經(jīng)理的圓桌會議。中午12：15將有午餐供應(yīng)。如果您不能參加，請在7月24日之前打電話告知（聯(lián)系電話：400 162 8006）。
附上一份議事日程。除此之外，您還將得到一張賓館方位地圖和一份便于在賓館旁停放車輛的說明。
附件：議事日程、地圖、說明
2．卡片式
部門經(jīng)理會議
目的：討論公司下一年度市場營銷計劃
時間：2020年12月20日上午9：00
地點：公司第一會議室
如您無法出席，請于×月×日前電話告知×××。電話號碼：××××××××。
（二）大型公司經(jīng)理例會通知范文
關(guān)于召開3月份經(jīng)理例會的通知
各子公司、分公司、業(yè)務(wù)部：
春回大地，百花盛開，眨眼一季度工作即將過去，為做好階段性工作小結(jié)，真正實現(xiàn)第一季度“開門紅”，公司現(xiàn)定于3月18日（周五）召開3月份經(jīng)理例會，具體安排如下：
1．會議時間：2020年3月18日（周五）8：30—11：30。
2．會議地點：奧林匹克俱樂部（中山四路230號）南寧廳。
3．會議主持：張彬。
4．會議主題：強化標準、重在執(zhí)行。
5．會議內(nèi)容：
（1）8：30—8：45營運部總經(jīng)理王運鴻做2月營運工作匯報。
（2）8：45—8：55財務(wù)總監(jiān)吳靜做2020年度預(yù)算編制說明。
（3）8：55—9：25財務(wù)部經(jīng)理黃巍做2月份財務(wù)情況分析。
（4）9：25—9：45市場開發(fā)部總經(jīng)理徐進分析2月營銷實績及市場開發(fā)部2020年獎懲機制。
（5）9：45—10：05外貿(mào)事業(yè)部總經(jīng)理張彬做2020年對外貿(mào)易政策宣講。
（10：05—10：15休息）
（6）10：15—10：35貨代事業(yè)部總經(jīng)理蔡文敏做貨代事業(yè)部近期工作匯報。
（7）10：35—11：30總經(jīng)理左小嵐做總結(jié)發(fā)言。
6．與會人員：
公司領(lǐng)導：葛今中、陳曉春、左小嵐、吳靜。
辦公室：朱明潔。
人力資源部：朱莉。
財務(wù)部：黃巍。
營運部：王運鴻。
市場開發(fā)部：徐進、董國榮、陳庭浩、葉芳、虞志岳。
通關(guān)事業(yè)部/空運：周昕、許德華。
外貿(mào)事業(yè)部：張彬。
貨代事業(yè)部/供應(yīng)鏈：蔡文敏。
儲運事業(yè)部/新嘉物流：劉迪眉。
報檢部：張愉。
新海物流：葉飛紅、毛國華。
基浩商務(wù)：薛曉虹。
同誠貨運：羅大軍。
科飛信息：孫紅陽。
會議備注說明：
1．請發(fā)言人員于3月15日（周三）16：00之前將內(nèi)容發(fā)送至××××@163.com；聯(lián)系人：丁曉霞，聯(lián)系電話：8382461。
2．星光劇場對外開放時間為12：30，請各位經(jīng)理注意用餐時間，準時到達會場。
3．奧林匹克停車費用為20元/天，建議可把車停到公司后步行到會場。
上海新東方報關(guān)有限公司辦公室
2020年3月13日
二、經(jīng)理例會管理制度范例
（一）××酒店部門經(jīng)理例會制度范文
一、例會地點：酒店三樓（如有變動由總經(jīng)辦另行通知）。
二、政策目的：做好工作布置和總結(jié)，及時糾正工作中出現(xiàn)的錯誤，促進各部門間的配合，加強檢查提高服務(wù)質(zhì)量，建立例會制度，同時通過制定此制度來規(guī)范酒店管理層例會順利進行、工作落實。
三、概述：
1．周例會將于每周一14：00舉行。
2．各部門匯報工作情況，以及需提請總經(jīng)理或需要其他部門協(xié)調(diào)解決的問題。
