（一）會議總體方案制訂
會議方案一般由以下內容組成：會議名稱、背景（導人）、宗旨（指導思想）、議題（主題與專題）、議程（時間、地點、流程），組織機構（舉辦單位、大體分工），與會人員（規模、代表構成），經費預算（支出項目、來源）、宣傳安排（會前、會中、會后），會場布置、會議成果運用、會務進度安排、其他事項說明（主講嘉賓簡介、特邀領導介紹、會議場地要求等）。
（二）會務機構設置與人員配備
會議一般設會務領導小組，領導小組成員由會議舉辦單位領導掛名，便于進行動員、組織、協調和監督。下設若干會務工作小組，各工作小組的設置及分工根據會議的規模大小、規格高低、時間長短及內容安排來確定。通常500人以上的會議，可設秘書、聯絡、宣傳、保衛、內務、外勤、后勤服務等工作小組，每小組配備工作人員4～7名（工作人員的總數，一般可比照會議參會代表人數，并兼顧工作效率，按4％～7％的比例配置）；200～500人的會議，可設秘書（材料、宣傳），內務（報到、后勤服務），外勤（聯絡、接待、保衛）等工作小組，每小組配備工作人員3～9名（工作人員可按參會代表總數5％～8％的比例配置，代表人數遞增，工作人員的配備比例遞減）；50～200人的會議，可設秘書、會務兩個工作小組，每小組配備工作人員2～8名（工作人員總數可按參會代表人數6％～9％的比例配置，代表人數遞減，工作人員的配備比例遞增）。各工作小組的工作量相對飽和，組與組之間分工明晰、權責匹配、信息對稱、運轉同步、相互補位、無縫銜接。
