筆者綜合以往組織大型會議的經驗與教訓,梳理、歸納出辦會過程中必須重視或留意的如下幾個問題。
(一)會務管理扁平化
要將“一人抓總,分工負責”作為辦會的首要原則確定下來,不折不扣地貫徹執行。堅決服從一人指揮,避免多頭指揮,確保統一部署、統一安排、統一步調。
(二)會務分工明晰化
根據會務總目標,將會務工作分解、分配到位,實現科學、合理地分工、使分工協作(如A/B角)、相互補位、責任到人的工作理念落到實處,以劃清邊界與責任,體現擔當與合力。
(三)會務人員精干化
“兵不在多而在精,將不在勇而在謀”,以工作量相對飽和為準則,由辦公室(綜合部門)工作人員為主來承擔會務,并由其負責到底,一般不臨時抽調其他人員,確保會務工作的穩定性與持續性。
(四)會務信息對稱化
從某種意義上說,會務工作是“流水”作業,容易因“信息不對稱”而受到“梗阻”。所以會務分組時,每一組要有一人充當信息員,第一時間將信息傳遞給其他組(信息員),并傳達給組內每一位成員,為會務工作無縫銜接奠定基礎。
(五)會務應變及時化
要未雨綢繆,編制會務接待、會議考察、會場應急等預案,以此縮短工作人員反應與處置的時間。根據現場臨時變化的新情況及相關方面的新要求,對事先無應對之策的突發事項要因地制宜,以變應變,敢于負責。另外,面對新問題、新需求,要堅持首問負責制,及時提供全程代理式跟蹤服務。
(六)會務細節嚴密化
在會議運作過程中,要精益求精,于細微處見功夫,縝密思考細節,發現細節、觀察細節、溝通細節、處理細節,把簡單的、普通的事情做得盡善盡美,把復雜的、零亂的事情做得滴水不漏,使會務各項細節工作有條不紊地順利推進。
(七)會務服務溫馨化
要熱情辦會,努力用優質的、零差錯的服務“軟件”彌補某些硬件上或多或少的不足。會務人員要全情投人,熱烈款待、熱情微笑、熱心服務,時時處處體現溫馨的感染力,提高會議接待水平和服務質量,以滿足參會代表“五星級”服務的要求。
(八)會務運作高效化
要注重提升會務人員的綜合素質,苦練內功,練就團隊熟練辦會的硬功,切實提高辦會效率。盡量避免會前“一日一會”或高頻率的重復小會,防止會前打無謂的疲勞戰、消耗戰,做到規范辦會、流暢辦會、高效辦會。
(九)會議流程簡便化
分析會議發展的趨勢,簡化程序、減少環節、去除“繁文縟節”勢在必行。如:會議不設主席臺,只設發言席;不介紹領導與嘉賓,直接進人會議議程;會場確需排位的,不搞論資排輩,只按代表姓氏筆畫或姓氏拼音字母順序簡單排序;就餐排座避免官本位主義,按抽簽結果就座或自由就座;等等,逐步樹立開會、辦會新風尚。
(十)會議模式國際化
效法、遵循國際慣例,國內會議與國際接軌的態勢越來越明顯。如:推行“圓桌會議”,淡化主次之分,消除貴賤之別,爭取平等交流、自由會談;改變國內關于座次排列方面“左為尊”的傳統習慣,對內的會議活動排位排序,也漸漸遵從國際上一向認同的“右為上”原則;等等。
(十一)會議硬件集成化
隨著電子信息技術的快速發展,多媒體應用的日趨成熟,會議使用的“硬件”設備正在不斷被更新換代,并逐步和會議相關“軟件”交叉融合,向系統化、集成化、智能化邁進,使得會議的組織形式發生著深刻的變化,會議直接覆蓋、輻射的范圍也大為擴展。如電視電話會議,通過集成一個視訊平臺,不但實現了會議信號的遠程傳輸、圖像聲音的同步在線,還滿足了參會人員的實時交流需求,其提高會議效率的功能作用顯而易見。
(十二)會議發展無紙化
順應資源節約型社會發展的要求,會議組織運作方式也應與時俱進地加以改進,推進到一個新的階段——“無紙化”辦會階段。借助多媒體會議終端配備和“低功耗”流程設計,將會議簽到、實時發言、交流討論、投票表決、文件和數據服務、同聲傳譯、視頻顯示等進行一體化技術“交換”、整合和革新,通過全電子模式實現交互式會議控制和管理,以期便捷、高效地操作實施“無紙化”會議,這將是今后會議轉型升級與持續發展的必由之路。