1．場外環境布置
修理酒店外花草樹木，布置門口花壇，清洗、檢修噴泉、路燈及旋轉餐廳，并在酒店大門外懸掛歡迎橫幅。工作人員根據規定，在市中心區域花園酒店門外懸掛橫幅，向有關部門履行相應的報批手續。例如：
關于申請在花園酒店大門懸掛次迎橫幅的函
上海市市容環衛局：
經省人民政府批準，中國××××××和上海市××××××將于2005年×月×日至×日在上海花園酒店舉辦“中國（上海）政府管理創新國際研討會”。屆時，來自歐美、東南亞等二十幾個國家和地區的著名專家、學者，以及受邀的國家和省領導均出席會議，參會人數預計400左右。
為辦好這次研討會，樹立上海良好形象，經與花園酒店協商，擬向貴局申請于×月×日至×月×日期間，在花園酒店大門上懸掛歡迎橫幅，內容為“熱烈歡迎參加中國（上海）政府管理創新國際研討會的嘉賓，Warmly welcome participants of International Conference on Government Management Innovation，Guangdong，China”。
妥否，請審批。
附件：省領導同志在省××××××《關于繼續籌辦“中國（上海）政府管理創新國際研討會”的請示》上的批示
上海市××××××
二〇〇五年×月×日
2．會場布置
一是設備布置。主會場、分會場同聲傳譯系統設備的安裝、調試；音響、視屏、投影設備的設置及調試；指示牌、禮牌、背景板的放置及調整；大會報到處、新聞中心、外賓接見室、貴賓休息室的布置及整備。
二是人員“彩排”。引導人員的站位及手勢；報到人員的流程預演；錄音、錄像、速記人員的定位；會場監控人員的觀測、走位；翻譯人員、一對一接待人員的現場踩點。
三是座位安排。主會場、分會場、外賓接見室的座位安排，按預先編制的方案操作，并在與會代表報到時分發。
