晨會要安排一天的工作、生產，要激勵員工以飽滿的精神狀態(tài)去完成這些工作和生產任務。只有經過周密思考的精心準備，晨會才能達到預期的效果，這就要求管理者在晨會前做好準備。文秘人員需要協(xié)助管理者組織和策劃晨會，在部門晨會中的作用不可小覷。秘書要成功地協(xié)助開展部門晨會，必須要做到會前準備、會中觀察和會后檢查。
（一）確定晨會主持人
由各部門根據部門員工情況按輪流順序或擇優(yōu)選擇，安排主持人順序。當晨會主持人外出時，由秘書協(xié)調通知下任主持人頂替。
（二）確定晨會主題和流程
（1）由各部門根據本部門實際擬定流程，一般由第二日晨會的主持人與部門領導等相關人員商定第二日晨會主題，提前確定第二天晨會的主題及流程，若次日晨會有公司高管參與，則應由該管理人員事先與高管協(xié)商后再確定主題。秘書則協(xié)助晨會主持人做好晨會策劃，確定晨會流程。
一般部門晨會的流程及內容如下：
①問候。
晨會間，相互問好，拉近管理者與員工的距離。整個晨會適宜在以鼓舞為主旋律的氛圍中進行。晨會主持人與員工的問候方式也可以是有節(jié)奏的鼓掌，這樣可以讓員工的注意力集中到晨會上來。
②晨操。
一般情況下，天氣較好時在室外，員工站成隊列做晨操，這樣可以改善精神面貌，以高昂的心態(tài)迎接一天的工作。跳晨操是為了振奮精神，增強自信和員工凝聚力，也是一種企業(yè)文化。它能夠激勵員工有效率地工作，讓員工有自信心，有上進心，積極做好每一天的工作。
③新員工介紹。
每位新員工入職當天參與晨會時，由主持人引導新員工做自我介紹，新員工需將自己的姓名、入職部門、崗位等情況告知大家，以便后期工作上的交流與協(xié)作。
④互動分享。
晨會中的互動分享可以讓別人感覺到自己的感受，或者向別人述說自己的感受，這樣有利于增進員工之間的感情，增進團隊默契。經驗分享可以讓同事學習到身邊人成功的經驗，讓獲得贊賞的員工感受到公司對他的重視。通過有趣的晨會，使每位員工都能有的放矢，說得輕松，體驗到主人公的角色，達到晨會的效果。
晨會互動分享可選項目：行業(yè)新聞分享、財經熱點聚焦、員工風采展示、員工經驗分享、讀書心得分享、每日一句學習及討論、每日一則（小故事）及討論、員工內部發(fā)生的感動故事、表揚與鞭策、歷史上的今天、生日祝福、互動小游戲等。
⑤通知或工作安排。
主持人可以在晨會時安排當天各位員工需要完成的工作，讓他們清楚自己每天應該做什么、怎么做、正確的標準是什么等，這諸多問題都需要在晨會上做明確說明。此外，管理者還有必要在晨會上再做重點事項提醒，涉及安全防范、客訴履歷、產品生產特殊技巧、自身的經驗傳承等，如此可起到事半功倍之效。
⑥溫馨提示。
播報當天的天氣情況或者當地的交通情況等。
⑦士氣展示。
喊出公司的口號，這樣可以提升員工的精神面貌，以高昂的士氣面對一天的工作。
⑧結束晨會。
管理者根據生產計劃、工作安排表設定當天的目標后，可以用問答的方式作為晨會的結束，諸如：“有沒有信心完成任務？”員工則飽含激情地響應：“有！”良好的開端是成功的一半，如此總動員式的晨會，使人仿佛看到沖鋒號已經吹響，勝利就在眼前。
（2）由主持人去搜集資料，策劃主持內容，收集相關信息，準備第二日晨會上的行業(yè)笑話或趣事、公司新聞、行業(yè)新聞、歷史上的今天等內容。一般文秘人員要協(xié)助主持人收集相關資料或信息，組織晨會內容，以保證晨會的質量和效果。
（三）確定晨會進行方式
一般晨會方式有室內就座會議、室內隊列式會議、室外隊列式會議等，這要根據已確定的晨會主題進行選擇。秘書要協(xié)助整理隊伍，原則上站成一排，或男員工一排，女員工一排，整齊劃一。
（四）確定晨會場地、時間
（1）晨會現場是人員點到、活動發(fā)表、工作指導、生產總結、喚起注意、培訓教育、信息交流的場所，一些部門經常選擇室外開闊的空地作為晨會進行的場地。
秘書要根據晨會確定的主題和流程以及公司的實際情況，選擇適合的晨會場所，確定是室內會議室，還是室外的空地。
（2）每次部門晨會時間控制在20分鐘以內，晨會時間一般安排在每天早晨上班后不久，如果公司上班時間是8：30，那么每天8：35就是規(guī)定員工集合的時間。時間一旦定下來，就不要輕易改變，最好定期、定時舉行。
（五）布置會場、準備所需的設備及物品
（1）布置好會場，可以營造好的氛圍。如職場標語、口號、制度、團隊經營成果上墻，桌椅擺放等，標語、口號和成果上墻應大方醒目，耀眼引人，桌椅擺放應適當有序，使會場有好的氣氛。
（2）一般部門晨會所需的設備是電腦、音響和麥克風，用來播放伴奏音樂及體操音樂。晨會需要提供的材料有考勤表、筆、哨子、新聞素材、當日天氣情況、主持人輪班名單、晨會流程表等。
（六）發(fā)布晨會通知
晨會召開前一天下班前秘書將晨會的時間、地點、流程通知到部門的每一位員工。
