會議宏觀策劃是會議工作的第一步。一般而言，比較大型的會議更需要進行宏觀策劃。中型會議和小型會議更多時候直接進行微觀策劃。
一、會議目標和會議主題策劃
1．會議目標策劃
根據(jù)公司總經(jīng)理吳士功擬舉辦一次“全國性新產(chǎn)品訂貨會”的指示，同時考慮到企業(yè)去年喜人的銷售業(yè)績，考慮到銷售商的貢獻，明確此次會議目標為“感恩客戶，推銷新品”。2．會議主題策劃
會議主題是會議目標的具體化。圍繞會議目標，明確此次會議的主題和口號是：“一日攜手，終身朋友；異彩新品，引舞潮流。”整個會議主題突出“感恩，溫情”，并配合主題，在會議活動設(shè)計上突出互動。
二、會議形式策劃
從會議目標來看，此次會議屬于展銷會議，即“為了展示產(chǎn)品和技術(shù)、拓展渠道、促進銷售、傳播品牌而進行的一種宣傳活動”。但其中也輔助以聯(lián)誼會、答謝宴會的形式。
另外，從會議規(guī)模來看，此次會議屬于中型會議，即出席人數(shù)在100～1000人之間。從會議方式和手段來看，此次會議屬于常規(guī)會議，但同時在展示環(huán)節(jié)擬安排模特隊T臺走秀，因此屬于輔助以觀摩會形式。
三、會議規(guī)模策劃
綜合考慮效率、成本、效果、場地等確定會議規(guī)模的四因素，明確此次展銷會議的規(guī)模控制在100人～150人，以提高效率，控制成本，增強效果。
四、與會人員策劃
此次會議是安琪兒公司的一次重要的全國性的銷售會議，因此，按照篩選與會人員的五項標準，明確與會人員為：公司高層管理人員、公司銷售主管及銷售人員、公司新產(chǎn)品生產(chǎn)及研發(fā)設(shè)計人員、公司公關(guān)部人員、各地經(jīng)銷商。
典型案例案例1：浙商大會：讓每一個參與者都有收獲
2019年6月2日至4日，由浙江日報報業(yè)集團、浙江省人民政府經(jīng)濟技術(shù)協(xié)作辦公室、浙江省工商業(yè)聯(lián)合會、浙江廣播電視集團、浙江省私營（民營）企業(yè)協(xié)會共同主辦，《浙商》雜志社等單位承辦的2019浙商大會在杭州成功舉行。據(jù)統(tǒng)計，海內(nèi)外共有15000余人次參加了浙商大會暨浙商論壇、首屆浙商投資博覽會的系列活動。會后，海內(nèi)外浙商及媒體對這次活動給予了很高的評價。
這種規(guī)模大、規(guī)格高、海外人數(shù)多、影響力深遠的大會為什么能辦得如此成功呢？原因是多方面的，但我們感到最重要的是大會解決了參與者實際需求的問題。
一般來說，要開好一個會議，關(guān)鍵是要明確誰來開會、用什么辦法讓他來開會這兩個問題。對浙商大會來說，誰來開會？這個問題顯然不用回答，肯定是浙商。用什么辦法讓浙商來開會卻是一個要好好研究的問題。
要讓浙商主動參與，主辦者就必須從浙商的需求入手，設(shè)計會議的內(nèi)容和形式，以此來吸引浙商。一、立足鄉(xiāng)情
浙商在全國各地經(jīng)商辦廠，有的很早就出去，有的是最近幾年才出去。這些人對浙江家鄉(xiāng)有深深的眷戀之情。因此，主辦方一開始就把浙商大會定位成天下浙商的年度大聚會，賦予了大會更多的鄉(xiāng)情、友情。二、立足前瞻
因為先發(fā)優(yōu)勢，浙江及浙商發(fā)展中所碰到的問題，往往是中國經(jīng)濟發(fā)展的一些前沿問題，帶有明顯的前瞻性。
鮮明且有針對性的主題內(nèi)容，再加上權(quán)威且有見地的專家加盟，都為浙商了解國內(nèi)外宏觀經(jīng)濟走勢、把握產(chǎn)業(yè)和行業(yè)動向提供了機會。再加上浙商大會堅持服務(wù)浙商的公益原則，不向與會浙商收取參會費用，使得浙商大會具有了極強的號召力。三、立足務(wù)實
浙商需要投資，需要找好的項目。而全國各地的城市又紛紛到浙江來招商，需要浙商去投資。從2005年開始，主辦方就在浙商論壇上安排相關(guān)的城市投資項目推介活動，受到了浙商的歡迎。因此，從2019年開始，主辦方就決定在浙商大會期間同期舉辦一個浙商投資博覽會，為浙商找項目和項目找浙商提供平臺，為浙商在更大的范圍內(nèi)整合資源提供平臺。
浙商大會是一個務(wù)虛的活動，浙商投資博覽會是一個務(wù)實的活動。一虛一實，相得益彰，既滿足了4浙商開闊視野的需求，又滿足了浙商講究實效的需求。浙商大會與投資博覽會有機結(jié)合，正是浙商大會萬商云集的重要因素。許多浙商和參展城市都是高興而來，滿意而歸。
資料來源：金海忠：《浙商大會：讓每一個參與者都有收獲》，載《會議》，2020（4）。【案例分析】
“浙商大會”的策劃主題鮮明而且富有前瞻性，突出鄉(xiāng)情、友情，為商業(yè)會議平添幾分柔性色彩。會議形式上突出“虛”、“實”搭配，使會議成功舉行，保證了會議目標的實現(xiàn)。
